Introduction

Les déci­sions rendues par les Tribunaux suisses peuvent être des données sensibles au sens de l’art. 5 let. c ch. 5 LPD (art. 5 let. c ch. 5 LPD).

Les pour­suites ou sanc­tions pénales concernent la justice pénale ordi­naire, la justice des mineurs et la justice mili­taire, mais égale­ment l’exécution des peines. Selon la doctrine, la donnée sensible porte­rait exclu­si­ve­ment sur la personne pour­sui­vie et non une autre personne inter­ve­nue dans le cadre de la procé­dure (témoin, avocat, procu­reur, PADR, victime, partie plaignante).

Quant aux pour­suites et sanc­tions admi­nis­tra­tives, ce sont, par exemple, celles en matière fiscale, doua­nière, de droit des étran­gers, de circu­la­tion routière, ainsi les procé­dures disci­pli­naires. En revanche, les données qui concerne la pour­suite en matière d’exécution forcée, au sens de la LP, ne font pas partie de cette catégorie.

Partant, les déci­sions judi­ciaires contiennent à l’évidence des données person­nelles (p.ex. noms des parties si ce sont des personnes physiques, des avocats, du gref­fier, des juges, des témoins, de tiers), mais toutes les déci­sions judi­ciaires ne sont pas ipso iure sensibles au sens de l’art. 5 let. c ch. 5 LPD.

En vertu du prin­cipe de propor­tion­na­lité (art. 6 al. 2 et 4 LPD), les données ne peuvent être conser­vées (et donc trai­tées) plus long­temps que néces­saire (propor­tion­na­lité tempo­relle). L’idée est que le trai­te­ment doit répondre à un besoin effec­tif et non pas à un besoin hypo­thé­tique (« auf Vorat »). La durée de réten­tion (ou, au moins, la défi­ni­tion des critères pour la déter­mi­ner) peut être déter­mi­née par une loi spéciale, un contrat, la juris­pru­dence, des recom­man­da­tions du PFPDT, des codes de conduite, ou par le respon­sable de trai­te­ment, etc.

Le présent article a pour but de faire un tour d’horizon des durées de conser­va­tion prévues dans certains cantons suisses (VD, BE, FR, ZH, GE) et au niveau fédé­ral en ce qui concerne les déci­sions rendues par les auto­ri­tés judiciaires.

Vaud

L’art. 64 al. 2 de la Loi d’organisation judi­ciaire (LOJV ; RSV 173.01) dispose que le Tribunal canto­nal règle­mente la conser­va­tion des archives judi­ciaires. Cependant, il ne semble pas avoir fait usage de cette compé­tence à ce jour.

À titre plus géné­ral, l’ordre judi­ciaire vaudois et son admi­nis­tra­tion sont soumis à la Loi sur l’archivage (LArch ; RSV 432.11) et son Règlement d’application de la loi sur l’archivage (RLArch ; RSV 432.11.1). L’art. 5 al. 1 RLArch prévoit que chaque auto­rité rédige un calen­drier de conser­va­tion en colla­bo­ra­tion avec les Archives canto­nales. Les docu­ments sont propo­sés aux Archives canto­nales au terme du délai de conser­va­tion mentionné dans le calen­drier de conser­va­tion (art. 6 al. 1 RLArch).

Via la page des Archives para­pu­bliques de l’Etat de Vaud, on retrouve un docu­ment compi­lant les diffé­rents calen­driers de conser­va­tion (lien). Il en ressort que la durée de conser­va­tion des déci­sions judi­ciaires, sans distinc­tion entre les tribu­naux, est de 30 ans (p. 33). Bien qu’il semble être la réfé­rence utili­sée, il n’a pas avoir été actua­lisé depuis son établis­se­ment en 2006. Il serait ainsi prudent de véri­fier, lors de son utili­sa­tion, si son contenu est toujours conforme aux dispo­si­tions légales en vigueur.

Berne

Le Règlement sur la gestion des archives des tribu­naux civils et pénaux de première et d’instance supé­rieure du canton de Berne (RArch JCP ; RSB 162.16) règle la conser­va­tion et le verse­ment des docu­ments de la Cour suprême, du Tribunal canto­nal des mesures de contrainte dans la mesure où des affaires pénales sont concer­nées, du Tribunal pénal écono­mique, du Tribunal des mineurs, des tribu­naux régio­naux, des tribu­naux régio­naux des mesures de contrainte ainsi que des auto­ri­tés régio­nales de conci­lia­tion. L’art. 8 RArch JCP prévoit que l’archivage des dossiers en matière civile et pénale a lieu une fois la procé­dure close. Une procé­dure est close lorsqu’elle a acquis force de chose jugée formelle.

Aux termes de l’art. 11 RArch JCP, les dossiers de procé­dure de la Cour suprême sont conser­vés pendant 10 ans à partir de l’entrée en force de chose jugée puis versés aux Archives de l’État en vue d’une conser­va­tion durable.

S’agissant des tribu­naux de première instance, les art. 12 et 13 RArch JCP arrêtent des durées de conser­va­tion variables en fonc­tion de la nature de l’affaire, la procé­dure appli­cable et la possi­bi­lité ou non de faire appel. Par exemple, en matière civile, 5 ou 10 ans en procé­dure de conci­lia­tion, 10 ans en procé­dure simpli­fiée non suscep­tible d’appel et jusqu’à 50 ans pour les affaires en droit de la famille ; en matière pénale, 30 ans pour les dossiers devant un juge unique, 50 ans pour les dossiers devant un tribu­nal collégial.

Au terme de la durée de conser­va­tion, les docu­ments sont propo­sés aux archives canto­nales selon leur valeur archi­vis­tique (art. 15 RArch JCP) (cf. www​.swiss​pri​vacy​.law/​205 pour une analyse de la problé­ma­tique de conci­lia­tion de l’archivage et du prin­cipe de proportionnalité).

En matière admi­nis­tra­tive, le Règlement sur la gestion des archives du Tribunal admi­nis­tra­tif et des auto­ri­tés judi­ciaires indé­pen­dantes de l’administration (RArch TA ; RSB 162.628) fixe quant à lui un délai de conser­va­tion uniforme de 10 ans dès l’entrée en force de chose jugée formelle (art. 13 al. 1RArch TA). Après l’écoulement du délai de dix ans, les dossiers sont propo­sés aux Archives de l’État pour être archi­vés dura­ble­ment (art. 13 al. 2 RArch TA).

Zurich

L’Ordonnance sur l’archivage des actes de procé­dure devant le Tribunal canto­nal (Verordnung der obers­ten kanto­na­len Gerichte über die Archivierung von Verfahrensakten, RS ZH 211.16) pres­crit à son art. 21 al. 1 que les actes de procé­dure sont en géné­ral consul­tables 15 ans après la clôture de la procé­dure. Ce délai s’élève à 20 ans pour les procé­dures de divorce ou les actes de défauts de biens (al. 2). En matière pénale, l’Ordonnance renvoie à l’art. 103 CPP, en vertu duquel les dossiers sont conser­vés au moins jusqu’à l’expiration des délais de pres­crip­tion de l’action pénale et de la peine. Enfin, le registre des juge­ments et les dossiers succes­so­raux du juge unique sont conser­vés pendant 50 ans (al. 3).

Genève

Le Règlement du pouvoir judi­ciaire sur l’accès aux docu­ments et aux données person­nelles (RADPJ ; RS GE E 2 05.52) dispose que « les délais de conser­va­tion corres­pondent à la durée fixée par la commis­sion de gestion du pouvoir judi­ciaire, le cas échéant après consul­ta­tion de l’ar­chi­viste du pouvoir judi­ciaire, des juri­dic­tions et des services, pendant laquelle les dossiers doivent être conser­vés dans leur inté­gra­lité, pour des raisons admi­nis­tra­tives ou légales, avant verse­ment aux Archives d’État ou destruc­tion » (art. 2 RADPJ). Ils courent dès l’ar­chi­vage, étant précisé qu’un dossier judi­ciaire est consi­déré archivé dès que la déci­sion mettant fin à la procé­dure est défi­ni­tive selon l’art. 2 RADPJ. Il s’agit d’un calen­drier de conser­va­tion, qui ne semble toute­fois pas publié.

Fribourg

La ques­tion est réglée par les Directives du Tribunal canto­nal sur le préar­chi­vage des dossiers judi­ciaires et leur verse­ment aux Archives (RSF 130.421), adop­tées sur la base de l’art. 140 al. 1^er let. c de la Loi sur la justice (RSF 130.1). Après la liqui­da­tion défi­ni­tive d’une affaire, les dossiers sont inscrits dans une liste de préar­chi­vage selon leur date d’ins­crip­tion au rôle, la date de liqui­da­tion de l’af­faire, le nom des parties et la matière trai­tée (art. 4 Directives).

La durée du préar­chi­vage est réglée à l’art. 6 al. 1 des Directives, qui prévoit ce qui suit : les dossiers pénaux sont conser­vés 30 ans en matière de crimes et délits (let. a), respec­ti­ve­ment 15 ans pour les contra­ven­tions (let. b). Deux excep­tions sont prévues à ce prin­cipe : la première est que tous les dossiers de la juri­dic­tion pénale des mineurs sont conser­vés durant 15 ans (let. c, ch. 1) ; la seconde est qu’en matière de contra­ven­tions et de conci­lia­tions qui ont abouti, les dossiers des préfets sont conser­vés pendant dix ans (let. c ch. 2).

S’agissant des dossiers civils, le prin­cipe est de les conser­ver durant 30 ans (art. 6 al. 2 Directives), mais cette durée est réduite à 15 ans pour les dossiers en matière de prud’­hommes et de baux à loyer (let. a). Elle est réduite à 5 ans pour les dossiers liqui­dés par procé­dure sommaire, en conci­lia­tion, par des retraits d’ac­tion, par des tran­sac­tions (let. b).

Tous les dix ans, respec­ti­ve­ment 5 ans pour la juri­dic­tion pénale des mineurs et des préfets, l’au­to­rité de préar­chi­vage s’adresse au Tribunal canto­nal fribour­geois, qui décide du dessai­sis­se­ment des dossiers arri­vés au terme de leur durée de préar­chi­vage (art. 7 Directives). Le Tribunal canto­nal requiert l’in­ter­ven­tion des Archives de l’État qui, avec la colla­bo­ra­tion de l’au­to­rité de préar­chi­vage, décide de l’ar­chi­vage ou de la destruc­tion des dossiers (art. 7 al. 3 Directives). L’art. 8 des Directives énumère non exhaus­ti­ve­ment – lais­sant ainsi une certaine marge de manœuvre – les cas dans lesquels un verse­ment aux Archives de l’État se justi­fie en raison d’une valeur perma­nente ou historique.

Valais

Tous les docu­ments judi­ciaires qui ont une valeur archi­vis­tique sont conser­vés dura­ble­ment en vertu de l’art. 2 du Règlement sur l’archivage des dossiers judi­ciaires (RS VS 173.102). Tous les actes et procé­dures qui ne sont pas renvoyés aux parties (les mémoires de parties, les preuves recueillies en cours d’instruction, les ordon­nances et déci­sions de procé­dure, l’arrêt) sont conser­vés dura­ble­ment (art. 6 al. 1 Règlement). Passé un délai de protec­tion 50 ans, les tribu­naux ont la possi­bi­lité de verser les archives judi­ciaires aux archives canto­nales (art. 9 Règlement). Le prin­cipe est que les archives judi­ciaires peuvent ensuite être consul­tées libre­ment et gratui­te­ment par le public, mais le délai de protec­tion est toute­fois prolon­geable en cas d’intérêt prépon­dé­rant (art. 10 du Règlement). Ces dispo­si­tions laissent penser que la réten­tion dure au moins 50 ans, sans toute­fois qu’une durée maxi­male ne soit fixée dans ce même Règlement, sous réserve de l’art. 6 al. 2, qui prévoit que les dossiers d’ins­truc­tion pénale clos par une ordon­nance pénale sont détruits après trente ans. Ceci ne repré­sente toute­fois qu’un faible pour­cen­tage des déci­sions judi­ciaires rendues.

Au niveau fédéral

La Loi fédé­rale sur l’archivage (LAr ; RS 152.1) donne au Tribunal fédé­ral la compé­tence de régler l’archivage de ses docu­ments confor­mé­ment aux prin­cipes de la loi (art. 1 al. 3). L’Ordonnance du Tribunal fédé­ral portant appli­ca­tion de la loi fédé­rale sur l’archivage (RS 152.21) prévoit que lorsqu’il statue comme auto­rité de recours, sont conser­vés « dura­ble­ment » une liste exhaus­tive de docu­ments, dont les mémoires des parties, l’arrêt atta­qué, la corres­pon­dance, les ordon­nances et déci­sions et l’arrêt (art. 3 al. 1 Ordonnance). Les pièces non énumé­rées dans cette liste sont en prin­cipe retour­nées à leur expé­di­teur après la clôture de la procé­dure (art. 3 al. 2 et 3 Ordonnance). Il n’y a pas de durée maxi­male de conser­va­tion, mais des délais de protec­tion de 30 ou 50 ans confor­mé­ment à la LAr (art. 6 de l’Ordonnance renvoyant aux art. 9 et 11 LAr), ce qui tend à démon­trer que la durée de réten­tion ne serait pas inférieure.

Quant au Tribunal admi­nis­tra­tif fédé­ral, l’accès aux archives par des tiers est protégé par un délai de protec­tion d’une durée de 30 ans, à l’exception des actes de procé­dures qui sont soumis à un délai de 50 ans (art. 6 al. 1 et 2 du Règlement sur l’archivage au Tribunal admi­nis­tra­tif fédé­ral ; RS 152.13). À l’expiration de ce délai de protec­tion, toute personne peut avoir accès aux archives (art. 10 al. 1 Règlement).

Le Tribunal pénal fédé­ral connaît le même para­digme (art. 10 et 12 du Règlement sur l’archivage au Tribunal pénal fédé­ral ; RS 152.12).

Conclusion

Au vu de ce qui précède, l’on observe que les durées de conser­va­tion des déci­sions judi­ciaires peuvent être comprises entre 2 et 100 ans selon la nature de l’affaire, voire une durée indé­fi­nie. On constate que les durées infé­rieures à 10 ans sont plus rares et se limitent essen­tiel­le­ment à la conci­lia­tion et à la procé­dure sommaire (art. 12 al. 1 let. a RArch JCP ; art. 6 al. 2 let. b Directives Fribourg). Parfois, une durée mini­male est fixée, mais pas de durée maxi­male, ce qui laisse une incer­ti­tude impor­tante sur la durée fina­le­ment rete­nue. Ceci est d’autant plus vrai si les données ne sont pas détruites mais sont trans­mises aux Archives en raison de leur valeur archivistique.

Les pratiques canto­nales sont diverses et les règles adop­tées plus ou moins précises. Ceci est certai­ne­ment le résul­tat de l’interprétation du prin­cipe de propor­tion­na­lité par les cantons. L’on s’étonne toute­fois que les tribu­naux fédé­raux ne soient pas soumis à des règles plus précises sur cette ques­tion, vu le prin­cipe de propor­tion­na­lité ancré de longue date dans la LPD.

Tout en veillant à ne pas trop complexi­fier le système, le prin­cipe d’une grada­tion semble perti­nent, l’importance objec­tive d’une déci­sion pouvant varier nette­ment selon son contenu. Cela corres­pond aux prin­cipes appli­qués dans certains cantons pour la conser­va­tion des déci­sions pénales (cf. art. 13 RArch JCP ; art. 6 al. 1 Directives FR). Cela va aussi dans le sens du prin­cipe de propor­tion­na­lité ancré à l’art. 6 al. 2 et 4 LPD.

D’autres acteurs, notam­ment les études d’avocats, les asso­cia­tions et commis­sions profes­sion­nelles et spor­tives, pour­ront s’inspirer de ces règles lors de la fixa­tion des durées de conser­va­tion qu’ils appliqueront.

Enfin, il sied de rappe­ler que l’anonymisation des déci­sions judi­ciaires devrait permettre non seule­ment de rempla­cer la destruc­tion de celles-ci au terme de la durée de conser­va­tion, mais égale­ment de les publier sans attendre. En effet, si les déci­sions judi­ciaires sont caviar­dées minu­tieu­se­ment, elles échappent aux règles en matière de protec­tion des données, faute de conte­nir des données rela­tives à des personnes iden­ti­fiées ou iden­ti­fiables. À titre illus­tra­tif, le légis­la­teur gene­vois a expres­sé­ment prévu ce caviar­dage pour que le public puisse accé­der aux déci­sions rendues, favo­ri­sant ainsi la discus­sion et le déve­lop­pe­ment de la juris­pru­dence (cf. notam­ment art. 20 al. 4 et 5 LIPAD ; RS GE A 2 08).